重點整理
- 只有一兩個人用、流程還在變、市面已有好用工具時，不用急著做客製系統。
- 多人改檔互相蓋掉、資料重打、報表整理一整天，是現成工具不夠用的訊號。
- 多數公司適合先客製最卡的一段，再決定下一步。
- 崴米客製系統 20 萬起（未稅），單一流程約 1.5 個月，多模組約 4 個月以上。
- 做系統前先算回本期，再準備表單、流程與權限需求估價。
一句話重點： Excel 和現成軟體用到卡關，不代表一定要花錢做整套客製系統。可以先看看有沒有出現「多人同時修改資料，結果互相覆蓋」「同一筆資料要重複輸入好幾次」這類問題。如果只有一兩個狀況，通常先把最卡的流程做成系統就好；如果問題越來越多，甚至已經影響出貨或收款，就值得考慮整套規劃。以崴米的價格來說，客製系統 20 萬起（未稅），單一流程約 1.5 個月。
先看：這些情況其實不用做客製系統
- 只有一兩個人在用：用 Excel 或雲端試算表，通常就能應付日常需求。
- 流程還在變：業務模式還沒確定，太早做成系統，可能很快又要修改。不如先用現成工具把流程摸清楚。
- 市面上已經有好用的工具：像是記帳、排班、線上預約，這些都有成熟的現成服務，可以先試用看看。
- 問題其實出在人的分工：如果資料混亂是因為沒人負責管理，就算換了系統，問題還是可能存在。
7 個訊號：現成工具已經不夠用了
- 多人同時修改同一份檔案，資料互相覆蓋。 到底哪一份才是最新版，每次都得問人才知道。
- 同一筆資料要重複輸入好幾次。 報價單輸入一次、訂單再輸入一次、出貨單又要輸入一次，不只浪費時間，也容易出錯。
- 月底整理報表要花一整天。 數字分散在不同檔案裡，每次都得靠人工複製、貼上，才能把報表整理出來。
- 沒辦法區分使用權限。 業務不該看到成本，工讀生也不該能修改價格，但檔案一分享出去，大家看到的內容都一樣。
- 外出時沒辦法即時處理。 資料只能在辦公室的電腦查看，客戶臨時問庫存，也只能回答「回去再幫你查」。
- 為了配合現成軟體，工作流程變得很彆扭。 欄位不夠用就全部塞進備註，系統規則不符合實際需求，就只好靠人工處理。
- 出錯的代價越來越高。 報錯價格、漏掉出貨、帳款對不起來，光是一次失誤造成的損失，就可能比做系統還貴。
如果只遇到一兩個問題，可以先挑最困擾的流程改善；如果已經出現四個以上，而且影響到出貨、收款或客戶體驗，就值得認真評估客製系統。
三種做法，怎麼選？
| 做法 | 適合 | 要注意 |
|---|---|---|
| 繼續用現成工具 | 只有一兩個問題、工作流程還在調整 | 定期整理檔案與權限，避免問題越積越多 |
| 只客製最卡的一段 | 問題集中在某個明確流程，例如報價或派工 | 先把這段流程做好、上線使用，其他部分繼續沿用現有工具 |
| 整套規劃、分階段上線 | 多個部門都有問題，而且需要整合資料 | 先做好整體規劃，再分階段開發上線，不必一次全部完成 |
對多數公司來說，第二種做法通常比較適合：先解決最困擾的流程，實際用過、確認順不順手之後，再決定要不要繼續擴充。
客製系統要多少錢、做多久？
以崴米的 客製系統費用試算 為例（新台幣、未稅）：
基本價 20 萬起，約 1～1.5 個月，包含帳號與角色權限、操作紀錄，以及管理後台的基本框架。系統透過網路就能使用，不需要另外安裝。
其他功能則依實際需求增加作業模組：
| 模組 | 加價（未稅） |
|---|---|
| 報價單 | 6～12 萬 |
| 客戶管理 | 6～12 萬 |
| 訂單管理 | 8～15 萬 |
| 應收應付 | 8～15 萬 |
| 進貨與庫存 | 10～20 萬 |
| 派工排程 | 10～20 萬 |
| 報表與儀表板 | 5～10 萬 |
| 舊資料匯入、Excel 匯入匯出 | 2～5 萬 |
| 外部串接（每項） | 3～8 萬 |
如果只做一段流程，例如報價單，約 1.5 個月；如果是進銷存這類包含多個模組的系統，則約 4 個月以上，建議採取分階段上線的方式。
先算一下：做系統幾個月能回本？
要評估客製系統值不值得做，不能只看開發費用，還要算算目前每個月花在重複作業上的人力成本，以及出錯造成的損失。
可以使用 做系統幾個月回本，輸入每月重複作業的時間、人力成本與出錯次數，估算系統大概需要多久才能回本。如果算出來的回本時間太長，可能代表目前還不急著做。
找人估價前，先準備這些
- 目前使用的表單與 Excel 檔案（敏感數字可以先遮掉）
- 一張單據從開立到結案，會經過哪些人、哪些步驟
- 哪些環節最容易出錯，或最花時間
- 哪些人會使用系統、各自需要看到哪些資料、可以修改哪些內容
- 是否需要串接其他系統，例如電子發票、會計軟體
常見問題
客製系統和買現成軟體，哪個比較划算？
現成軟體前期費用較低、上手也快，但工作流程通常得配合軟體的設計；客製系統前期花費較高，優點是可以依照自己的作業流程開發。如果公司的流程跟同業差不多，先用現成軟體就好；如果有自己特殊的作業方式，而且現有工具造成的問題已經讓公司付出不少成本，再考慮客製會比較合理。
做好之後想加功能可以嗎？
可以。崴米的系統是自行開發的，後續如果想增加或調整功能、修改報表，都可以再評估需求與費用，另外報價製作。
系統和資料是誰的？
系統與資料都是你的。主機可以交由我們代管，也可以架設在你自己的主機上。
舊的 Excel 資料可以匯進去嗎？
可以。我們會協助整理並匯入舊資料，上線前也會安排教育訓練，並提供操作手冊。
崴米的做法
我們會先和實際使用系統的同仁了解工作流程，看看一張單據從開立到結案，會經過哪些人、哪些步驟，以及哪裡最容易出錯，再決定系統應該優先解決什麼問題。
確認需求後，會先製作可以點選操作的畫面稿，讓大家確認流程是否符合實際使用習慣，再進入開發階段，並依規劃分階段交付。
如果想先了解大概需要多少費用，可以到 客製系統費用試算 勾選需要的模組，或參考 公司內部系統服務。如果需求是開發手機 APP，也可以先看看 APP 開發費用怎麼算。
