重點整理
- The Den 導入 ChatGPT Work，每週省下 10 到 15 小時。
- 補助金與酒類執照申請時間，從數天大幅縮短至 2 到 3 小時。
- 中小企業應盤點繁瑣行政工作，將 AI 融入日常辦公流程以提升效率。
身為中小企業主或行銷人員，你是否常常覺得一天 24 小時不夠用？當團隊把大量時間花在準備政府補助申請、辦理各類營業執照等繁瑣行政文件時，往往就失去了思考業務成長與拓展新據點的寶貴時間。最近，美國社交俱樂部 The Den 分享了一個真實案例：他們透過導入 ChatGPT Work，每週成功省下 10 到 15 小時。這篇文章將帶你了解，他們是如何利用 AI 工具將原本需要數天的文書工作壓縮到幾小時，以及這對我們的日常工作有什麼啟發。
從 3 天縮短到 2 小時：AI 如何破解繁瑣行政痛點
The Den 目前正準備開設新的據點，在擴張的過程中，他們面臨了許多中小企業都會遇到的行政挑戰，例如準備補助金申請（grant applications，即向政府或機構申請資金補助的繁瑣文件）以及酒類營業執照的申請材料（liquor-license materials，涉及法規與資格的審查文件）。
在過去，這類需要高度準確性且格式繁瑣的申請案，往往需要專人耗費 3 到 4 天的時間來蒐集資料、撰寫草稿並反覆修改。然而，The Den 團隊引入了 ChatGPT Work（OpenAI 推出的企業級 AI 工作平台，能將 AI 能力無縫融入日常辦公與企業系統中）來協助處理這些任務。
結果令人驚豔：原本需要 3 天才能完成的補助金申請準備工作，現在只需 2 小時；而需要 4 天時間的酒類執照材料，也大幅縮短至 3 小時。這不僅僅是速度的提升，更代表了 AI 在處理「結構化文書」與「資料彙整」上的強大能力。AI 幫助人類完成了初步的資料梳理與草稿生成，讓團隊能將精力集中在最後的審核與決策上。
每週省下 10-15 小時，把時間投資在「成長」上
The Den 的案例中，最核心的價值不僅僅是「寫文件變快了」，而是標題所強調的：每週省下 10 到 15 小時來「成長（grow）」。對中小企業而言，時間就是最昂貴的成本。當團隊不再被淹沒在無止盡的行政表格與申請文件中，他們就能把省下來的時間，投入到真正能為公司帶來營收與價值的事情上。
這多出來的 10 到 15 小時，可以用來規劃新據點的營運策略、優化客戶服務體驗，或是構思下一階段的行銷活動。ChatGPT Work 的導入，本質上是將員工從「文書處理者」的角色中解放出來，轉變為「策略思考者」。當 AI 負責處理重複性高、耗時費力的基礎工作，人類就能專注於需要創造力、同理心與商業判斷的高價值任務。
中小企業如何開始打造自己的 AI 工作流程？
看到 The Den 的成果，許多企業主可能會問：我們該如何開始？雖然每家公司的業務不同，但導入 AI 提升效率的核心邏輯是相通的。首先，盤點公司內部最耗時的「重複性文書工作」，例如每月固定的報表整理、客戶合約草案生成，或是類似 The Den 面臨的各類申請案準備。找出這些痛點後，再來評估適合的 AI 工具。
其次，不要只把 AI 當作聊天機器人。真正的效率提升，來自於將 AI 整合進現有的工作流程中。例如，設定標準化的提示詞（Prompt，即給 AI 的具體指令與背景資訊），讓 AI 能按照公司的格式與語氣產出初稿。最後，務必建立人工審查機制。特別是涉及法規執照或財務補助的文件，AI 產出的內容仍需由專業人員進行最終確認，以確保準確性與合規性。
崴米的建議
從 The Den 的案例中，我們看到 AI 工具在企業日常營運中的巨大潛力。作為您的數位整合顧問，崴米提供以下兩點建議，幫助您輕鬆邁出 AI 應用的第一步：
- 找出高價值的 AI 應用場景：不要為了用 AI 而用 AI。先列出團隊每週花費最多時間的 3 項行政或文書工作，評估哪些可以透過 AI 來加速草稿生成或資料彙整，從痛點最深的地方開始嘗試。
- 將 AI 融入現有系統與流程：AI 的價值在於無縫串接。與其讓員工在多個網頁視窗間切換，不如將 AI 能力直接整合到公司內部的管理系統或對外的客服流程中，打造真正自動化的工作流。如果您想知道如何 把 AI 放進你的網站與工作流程，而不是只在聊天視窗裡，歡迎與我們聊聊。
參考來源：The Den frees up 10-15 hours a week to grow with ChatGPT Work
